Управлению печатью от Konica Minolta снижает расходы

Австрийская телекоммуникационная компания А1, входящая в состав Telekom Austria провела оптимизацию части собственных бизнес процессов за счет внедрения инновационных решений в сфере оптимизации печати, предложенных одним из отраслевых лидеров Konica Minolta.

На сегодня австрийская группа представлена в восьми странах, обладая пользовательской аудиторией около 24 миллионов человек. В первую очередь зона ее деятельности государства центральной и восточной Европы. Компания А1 в составе группы выступает наиболее крупным участником, генерирующим около 65% всей выручки. На домашнем рынке компания имеет около 3,3 миллиона клиентов, занимая первое место по объемам предоставляемых услуг, и являясь единственным участником рынке, сочетающим работу в сегментах мобильной и фиксированной связи, телевидения и доступа к интернету.

С учетом большой численности персонала, превышающей 8,5 тысяч человек, компания имеет сложную систему внутренних коммуникаций, где бумажные носители данных сохраняют свою актуальность. В общей сложности А1 применяет 267 различных устройств для черно-белой и цветной печати формата А3 и в несколько раз большее число принтеров формата А4.

В условиях, когда ежедневно приходится распечатывать тысячи листов, связанные с этим расходы формируют значительную сумму. Одним из средств сокращения трат является переход к общим зонам печати за счет отказа от установки принтеров на рабочих местах персонала. Для печатных машин с высокой производительностью рост эксплуатационных расходов происходит только при достижении определенного объема печати.

Внедрение системы управления печатью SafeQ обеспечило австрийской компании возможность провести оптимизацию печати, оптимизировать отдельные бизнес-задачи. Результатом перехода на новые решения стало сокращение трат на печать при одновременном росте качественных параметров значительной части процессов. С переходом на новую структуру удалось сократить общее количество печатной техники на 2 тысячи единиц.

Представленное Konika Minolta решение позволяет контролировать затраты на каждое печатное задание, проводить анализ необходимого количества документов для печати, объемы фактической распечатки, количество использованной для этого печатной техники и так далее. Наличие такого массива данных обеспечивает за счет проведения анализа оптимизацию трат на эксплуатацию оборудования и организацию сервисного обслуживания печатно-копировальных устройств. Среди доступного функционала есть возможность  автоматического заказа тонера при его исчерпании на конкретной МФУ, работающей в единой системе управления.

Система обладает возможностью распознавать ошибочные задания для выполнения печати или направляемые повторно, блокируя их выполнение. Только за счет этого компании А1 удалось почти на четверть (-23%) сократить собственные расходы на печать при одновременном сокращении трат, связанных с утилизацией отработанной бумаги. В руководстве компании отмечают, что только с переходом на новые комплексные решения смогли осознать важность такой статьи расходов, как эксплуатация печатной техники.

Среди других возможностей системы управления SafeQ, организация контроля над доступом к документации. Использование персоналом карт аутентификации для печатных устройств обеспечивает безопасность работы с документами при их печати и сканировании. Ряд используемых устройств печати дополнительно поддерживает возможности централизованного управления SiteAudit.

Первоначально руководство А1 запустило пилотный проект для ознакомления персонала с возможностями новинки от Konika Minolta, а после успешного тестирования системы начало массовое внедрение во все структурные подразделения. Уже первый опыт эксплуатации показал неравномерность загрузки принтеров на рабочих местах, в то время как расходы на их обслуживание оказывались идентичными. Сегодня данный недостаток устранен.